Behandling av personopplysninger

Personvernerklæring

Statens sivilrettsforvaltning, Postboks 2105 Vika, 0125 Oslo, er behandlingsansvarlig for personopplysninger på feltene vergemål (klage- og tilsynssaker), rettshjelp (klagesaker), erstatning etter strafforfølgning (krav), rettferdsvederlag (søknader), tomtefeste, stadfestelse av testamenter og saker etter voldsoffererstatningsloven (klage- og tilsynssaker). Vi er også sekretariat for Den rettsmedisinske kommisjon, Barnesakkyndig kommisjon og Kontrollutvalget for kommunikasjonskontroll, og behandler personopplysninger i den forbindelse.

Enkeltsaksbehandling og tilsyn

I hovedsak behandler Statens sivilrettsforvaltning personopplysninger som er gitt oss i forbindelse med behandlingen av enkeltsaker, enten som førsteinstans eller som er oversendt fra førsteinstans i forbindelse med klagebehandling eller tilsynsvirksomhet. Dette kan være personopplysninger om søker selv, men også opplysninger om andre som inngår i saken eller som er oversendt fra annet myndighetsorgan. Videre behandler vi personopplysninger som er gitt oss f.eks. i forbindelse med anmodning om innsyn etter offentlighetsloven eller dersom opplysningene er gitt oss i forbindelse med jobbsøknader.

Statens sivilrettsforvaltning bruker sak-/arkivsystemet ePhorte til journalføring og arkivering i samsvar med arkivlova med forskrift. Opplysningene lagres så lenge det er nødvendige for å gjennomføre saksbehandlingen. Samtidig har Statens sivilrettsforvaltning som offentlig myndighet arkivplikt etter arkivloven, og de fleste opplysningene oppbevares etter at saksbehandlingen er avsluttet og avleveres Arkivverket etter offentligrettslige krav.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom sakene inneholder særlige kategorier av personopplysninger er grunnlaget for behandlingen av disse også personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Postjournal og innsyn

Ved krav om innsyn i offentlige dokumenter utleverer vi personopplysninger i samsvar med offentleglova og forvaltningslova.

Statens sivilrettsforvaltning er lovpålagt å publisere offentlig journal på internett for allmenheten via eInnsyn. I offentlegforskrifta § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert hvilke opplysninger som skal skjermes når journalen publiseres på nettet. Videre er fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram på eInnsyn når innførelsen er eldre enn ett år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften § 6.

Personopplysninger innsamlet gjennom våre nettsider

Statens sivilrettsforvaltning leverer nettstedene sivilrett.no, konkursradet.no og vergemal.no. Vår leverandør Custom Publish AS drifter nettsidene og er databehandler. Sidene bruker informasjonskapsler for å sikre at man får tilgang og forblir innlogget i en periode. Disse informasjonskapslene blir også brukt av Google Analytics, som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nettsidene våre. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er hvor mange som besøker våre nettsider, hvor lenge besøket varer, og hvilke nettlesere som benyttes. Google lagrer ikke data på hvilken side besøkeren kommer fra, og ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson fordi IP-adressen som er lagret er en «oppkuttet-versjon» som ikke skal kunnes spores.

Informasjonen som samles inn av Google Analytics lagres på Googles servere rundt om i verden deriblant USA. Dermed ligger dataen generelt i "skyen" og blir lagret rundt om i datasentrene til Google. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Brukernavn og passord sendes ikke i klartekst. Brukernavn og passord verken lagres eller brukes til annet enn å verifisere autentiseringen.

Dersom du benytter kontaktskjema på disse nettsidene vil personopplysninger som legges inn bli oversendt Statens sivilrettsforvaltning, og bli behandlet på samme måte som andre skriftlige henvendelser til oss.

Hva registreres når du kontakter oss?

Telefon

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. SRF skal i løpet av høsten 2018 gå over til mobilbasert telefoniløsning, der alle samtaler inn til oss vil bli logget og lagret i tre måneder. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Enkeltsaksbehandling og tilsyn»). Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.

E-post

Statens sivilrettsforvaltning benytter e-post som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Enkeltsaksbehandling og tilsyn»). Dersom en e-post er gjenstand for saksbehandling, vil denne journalføres. . Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for å slette e-poster som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til leder eller den leder bestemmer

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Statens sivilrettsforvaltning gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Vi skanner for øvrig all inn og utgående e-post for virus og skadevare.

Behandlingsgrunnlaget for det ovennevnte er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre Statens sivilrettsforvaltnings IKT-infrastruktur.

Besøkende til våre lokaler

Besøkende som kan ferdes på egen hånd i Statens sivilrettsforvaltning sine lokaler må undertegne en taushetserklæring og må ha besøkskort. Liste over besøkende og taushetserklæringene oppbevares i 2 år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Statens sivilrettsforvaltning sine lokaler.

Kamera i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos Statens sivilrettsforvaltning er det montert et kamera med mikrofon. De aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Statens sivilrettsforvaltnings lokaler.

Informasjonssikkerhet

Personopplysninger som behandles av Statens sivilrettsforvaltning beskyttes i henhold til vår strategi for informasjonssikkerhet samt underliggende krav og rutiner. Opplysningene behandles innenfor EU/EØS, i all hovedsak i Norge.

Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til post@sivilrett.no, eller ved å kontakte vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Du kan også sende en henvendelse til: Statens sivilrettsforvaltning, Postboks 2105 Vika, 0125 OSLO.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. 
Les mer om retten til innsyn

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. 
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. 
Les mer om retten til sletting

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. 
Les mer om retten til begrensning

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg. 
Les mer om retten til å protestere

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig. 
Les mer om retten til dataportabilitet

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger. Ta da gjerne først kontakt med vårt personvernombud.

Dersom du mener Statens sivilrettsforvaltning behandler dine personopplysninger i strid med personopplysningsloven, personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å levere en klage til Datatilsynet. Klager kan leveres via kontaktfunksjonen på deres nettsider; Datatilsynet.

 

 

Skriv ut